Implementatieplan participatieverordening

Zelfverzekerde en kundige medewerkers door duidelijkheid over participatie

Gemeente Amsterdam

De stad maken we steeds meer samen met inwoners en ondernemers. Daarmee krijgt iedere ambtenaar die in het ruimtelijk domein werkt te maken met participatie. Waar de één dit het leukste aspect vindt van het werk, is het voor de ander ontzettend spannend of een regelrechte gruwel. Interacties zijn namelijk niet altijd positief en er komt vaak veel emotie bij kijken. Daarnaast voelen ambtenaren zich niet altijd voldoende gesteund vanuit de organisatie. Allemaal erg herkenbaar voor de gemeente Amsterdam.

Amsterdam neemt participatie serieus: Samen Stadmaken is één van de vijf strategische keuzes uit de Omgevingsvisie en in juni 2024 trad de participatieverordening in werking. Aan ons en Urban Synergy de uitdaging om deze beleidsmatige basis te vertalen naar een duidelijk implementatieplan waarmee medewerkers én management van de directie Ruimte en Duurzaamheid beter gesteld staan voor participatie.

Hier maakten we gebruik van:

Ontwerpstrategie en social design

Onze aanpak

Participatie is een breed begrip waar iedereen iets van vindt en eigen ervaringen mee heeft.
Om recht te doen aan de vele perspectieven, uitdagingen en oplossingsrichtingen, kozen we
daarom voor een creatief én participatief werkproces. Daarmee kunnen we de veelzijdigheid
van dit thema terugbrengen tot de essentie, zonder daarbij de nuance te verliezen.

Een werkgroep met medewerkers vanuit alle afdelingen hielp ons daarbij. Ze deelden hun
inzichten en namen deel aan een aantal creatieve sessies die we voor hen organiseerden.
In één van de sessies zijn we aan de slag gegaan met persona’s op basis waarvan we vijf
basisrollen hebben gedefinieerd. Met de werkgroep hebben we vervolgens bepaald waar de
kracht van iedere basisrol ligt en waar ze tegenaan lopen. Door het inzetten van persona’s,
ging het onderwerp voor de werkgroepleden leven en lukte het hen om hun eigen perspectief los te laten.

“Jullie hebben gezorgd voor een frisse wind die het belang van goede participatie heeft onderstreept bij medewerkers en het management. De samenwerking
was ontzettend fijn. Jullie waren
flexibel en constructief. Het is gelukt om de organisatie onderdeel van het plan te maken.”
Floor Zwiers – Projectleider Gemeente Amsterdam

Impact op de stad

Het implementatieplan is in april 2024 vastgesteld en de Directie Ruimte en Duurzaamheid stelt een projectleider aan voor de daadwerkelijke implementatie. Het plan heeft nu al impact op de stad:

Met het vaststellen van de participatieverordening en het implementatieplan is de vrijblijvendheid van participatie af. De organisatie is steeds beter doordrongen van het feit dat iederéén met participatie te doen heeft, niet enkel participatiemedewerkers.
Medewerkers hebben duidelijkheid over hun eigen rol, en daarmee ook wat ze van collega’s en het management kunnen verwachten. Het gevoel er alleen voor te staan, is daarmee verminderd.
Het management heeft meer mogelijkheden en een scherpere noodzaak om op participatie te gaan sturen.
Het plan biedt duidelijke handvatten voor de ontwikkeling van medewerkers. Geen one-size-fits-all (en daarmee fits-no-one), maar trainingen en ontwikkelmogelijkheden die passen bij iedere medewerker zelf.

De Kick

Deze opdracht gaf ons een kick omdat een aantal van onze onderscheidende krachten erin samenkwam. We konden een complexe vraag middels een creatieve aanpak concretiseren én gebruikten daarvoor een participatieve aanpak. Daarnaast spreken we met dit implementatieplan het lerend vermogen van de organisatie aan. Door onze eigen kennis en vaardigheden te delen, maar ook door onze opdrachtgever de handvatten te geven om dit zelf te doen.